V hlavě pořadatele jakékoliv akce běžně koluje spousta pochybností: Co když nikdo nepřijde? Co když nebude zajímavý program? Co když nebude dostatek jídla? Co když vypadne elektrický proud? Co když nepůjde nic slyšet? Co když se prostě pokazí úplně všechno? Nejistot kolem organizace události může být až až. Za posledních deset let jsem takových pochyb zažila požehnaně. Spolupořádala jsem dvanáct konferencí pro stovky lidí, řady svateb a večírků a hromadu nekomerčních akcí. Zjistila jsem, že po produkční stránce může selhat naprosto cokoliv. Opravdu cokoliv. Fakt. Jasně, že si vždy připravuji všemožné krizové scénáře. A pak jen zírám, co dalšího se může podělat. To je na tom to pravé kouzlo. Kouzlo organizování, které se mi nikdy neomrzí.
Produkce je o spolupráci s lidmi i technikou. Umíte si představit ten ohromný prostor pro průšvihy? A tak mě napadlo propustit něco málo ze svého zákulisí a na některé momenty si zavzpomínat. Někdy to na první pohled vypadalo jako katastrofa, ale nakonec z toho zůstala dobrá historka s ponaučením. A jindy katastrofa zůstala prostě katastrofou, trochu bolí na to vzpomínat, ale pro vás se do toho pustím, tak následující řádky berte s humorem 🙂
1. BEZ HLASU
Co je noční můrou pro přednášející? Zakopnutí na pódiu nebo zapomenutí textu se dá zamluvit… Ale všechna sranda končí ztrátou hlasu. Moderátorka jedné z akcí se dokázala do večera rozmluvit, a nakonec jí bylo i rozumět. Ovšem ne každý se dá rychle do kupy, a tak jsem vysvětlovala účastníkům konference, že před pár hodinami přišla sms od asistenta paní Vášáryové s informací, že dáma přišla o hlas a pouze usmívat se na nás prostě nepřijede.
Při takovýchto zprávách se mi na chvíli zastaví krev v žilách. Inspirativní účinkující tvoří hlavní kouzlo konference, účastníci se na ně těší, a když náhle někdo z nich nemůže přijít? To je prostě kolosální průšvih. A řešení rozhodně není snadné.
Mít potvrzené účinkující je vážně skvělé. A nezbytné. I tak se to ale, jak vidíte, může zvrtnout. A tak jsem se naučila preventivně si promýšlet podobu krizově pozměněného programu.
2. ZÁKAZ VSTUPU
Dva roky po sobě jsem pořádala událost na stejném místě. A oba roky to byl průšvih. Nevím, proč jsem se neponaučila hned napoprvé… No jo, vhodný prostor pro takové množství lidí se i ve velkých městech nehledá snadno.
Začalo to tím, že, ač ve smlouvě bylo jasně uvedené, v kolik hodin přebíráme prostor pro přípravy, odmítli nás vrátní pustit dovnitř. A jakože nás DOOPRAVDY nepustili. Než jsme se dovnitř prohádali a protelefonovali, měli jsme dvouhodinové zpoždění. A tak v momentě, kdy už přicházeli první účastníci, jsme ještě lítali zpocení a naštvaní po sále a za ohromnými závěsy vše dodělávali.
Třebaže je to neuvěřitelné a při podpisu smlouvy jsme si vyjasnili dobu přebrání objektu, nastal na tomtéž místě podobný problém i o rok později. Správci objektu tentokrát drželi celý organizační tým na dvoře a vstup si podmiňovali okamžitým připsáním částky za pronájem. Fakt jsem byla naštvaná, protože ve smlouvě byla splátka nájmu upravena úplně jinak. Potřebovala jsem v daný moment řešit jiné věci a, samozřejmě, jediný člověk, který mohl schválit transakci a rychle a efektivně tak vyřešit trápení, nebyl prostě k dispozici.
Ne. Na chodníku jsme s akcí neskončili. Ale moje nervová soustava dostala zabrat 🙂
Jo, když už jsme u překážek, zažila jsem i vysokozdvižný vozík jako zábranu hlavního vstupu. Tentokrát neměl, jako vrátní v předchozích odstavcích, bránit ve vstupu mně a mému týmu. Prostě tam byl a čistili z něj okapy od holubích hoven. Naštěstí našli člověka, co s ním odjel. Uff…
3. PRODUKČNÍ NEFUNGUJE
Pečlivá produkční je základ úspěchu. Jenže je to prostě člověk a může se stát cokoliv… Mám zkušenosti s produkční, která skončila týden před událostí v nemocnici a dostala absolutní zákaz pohybu a přísný zákaz sebedrobnější práce na počítači. A pak jsou tu produkční, se kterými se těsně před akcí rozejde přítel. Nebo v den D dostanou silnou migrénu, která je vyřadí z provozu. Před účastníky není prostor na výmluvy. Prostě je nezajímá, proč něco na místě nefunguje. Je nutné rychlé a flexibilní řešení situace. To mě dovedlo k tomu, že dlouho před akcí vytvářím precizní scénář celého dne od A až do Z. V tomto scénáři jsou vypsané všechny potřebné osoby, kontakty a konkrétní časy. Kdy se co má stát a koho se to týká. Je to takto transparentnější a v případě nouze může hlavní produkční kdokoliv zastoupit.
4. OPILÝ ÚČINKUJÍCÍ
Ke společenským událostem patří nejen dobrá káva, ale i moravské víno. Tak jasně, že se pak řeší situace, kdy se opije moderátor (já ne 🙂 ), který zapomněl, kde má program. Hudebník, který zapomněl, kde má struny. A účastník, který zapomněl, že přišel poslouchat. Zažila jsem, že se opilý nadšenec chopil mikrofonu kolujícího v sále a na přednášejícího chrlil nemístné dotazy.
V tomhle případě jsem zastáncem prevence. Na větších konferencích prosím zkušené pány z vinařství Michna, aby během hlavního programu rozlévali opatrněji. Účastníci dostanou příležitost se pořádně rozjet na závěrečném večírku.
5. NEPOŘÁDEK
V ceně pronájmu je obvykle zahrnutá příprava prostorů před akcí. Po dřívějších negativních zkušenostech se na to prioritně zaměřuji a úklid připomínám. Vedou mě k tomu zkušenosti, které prostě nechcete zažít.
Stalo se mi, že pro náš vlastní klid byla jedna kolegyně dvě hodiny před oficiálním pronájmem úklid zkontrolovat. A zjistila, že prostor prostě není připravený: nevyleštěná zrcadla a chuchvalce prachu na toaletách, odpadky i listí na zemi, závěsy na půl žerdi, binec na kobercích a špinavé záchodové mísy. Jasně, že v produkčním plánu byly časové rezervy, ale to na odpolední kávičku, ne na drhnutí hajzlíku. Úklid prostor tak doháněly dámy z týmu – už připravené na své opravdové úkoly, tedy nádherně nalíčené a učesané. Ale víte co? Zase jsme to zvládli a všechno dobře dopadlo. Dveře do čistých a připravených prostor se účastníkům otevřely s nepatrným zpožděním. A navíc si troufám tvrdit, že naše zákulisní trápení nikdo nepoznal 🙂
6. MATERIÁLY V POPELNICI
Ani časová rezerva není záruka úspěchu. Vážně nepříjemné bylo zjistit, že z den předem navozené hromady materiálů prostě zmizely propagační plakáty. My je přivezli a ony tam na druhý den nebyly. Už už jsme rychle vyráželi do nejbližšího copy centra. Nakonec situaci vyřešil kolega, který se z nepochopitelného impulsu rozhodl prohledat přilehlé popelnice. Ani jsme nepátrali po tom, který aktivní pracovník naše plakáty omylem vyhodil. No, i toho úklidu někdy moc škodí…
7. NEMOC
Sama jsem před událostí zažila různé nemoci, např. bolestivý zánět močového měchýře. Ale nejkomplikovanějším omezením rozhodně byla několikadenní střevní chřipka s horečkami. Hlavně vyjít na pódium se strachem, ať z něj nemusím rychle utéct, byl vážně adrenalin. Cokoliv se může stát i účastníkům, proto na každou toaletu dáváme krabičku první pomoci. Najdou v ní rychlé řešení třeba v podobě deodorantu, laku na vlasy či třeba léku proti bolesti. Pro vystupující mám například připravenou žehličku na oblečení. Kdyby se někde pomuchlali…
8. BLACKOUT
Těsně před začátkem velké události mi technik říká: “Zruš celou konferenci. Nic nefunguje – projekční plátno, zvuk, náhledové obrazovky, vůbec nic. Pošli lidi domů!!!”
Takhle, řekněme si na rovinu – poslat domů 500 lidí, kteří už sedí v sále, k tomu sedm řečníků, mezi nimiž jsou vážené osoby jako např. Andrej Kiska, generál Petr Pavel a Simona Kijonková, to zkrátka nejde.
Ruku na srdce – vlezli byste na to pódium a akci ukončili? Já tu odvahu neměla. A taky nemám v povaze se vzdávat. Urgentně přijela externí technická firma. Můj technik povolal do zbraně pár kamarádů. V době, kdy hodiny odtikávaly vteřiny po oficiálním zahájení, které ještě zkrátka nemohlo proběhnout, jsem toužila se opít.
Vysvětlovali mi něco o špatných elektrických rozvodech, napětí a přepětí, kompletně odvařeném počítači a bouchnutých rozvodech. Pak mi vyjmenovali, co se podařilo rozjet a co ne.
Ale víte co? Zase to dobře dopadlo! 🙂 Začali jsme se zpožděním, které pak skupina účastníků kvitovala s povděkem, protože se zasekli v koloně. Brali to jako individuální přístup k lidem. Přednášející zažili řady ovací ve stoje, takže mi odpustili nefungující náhledové monitory – improvizace se jim osvědčila. Dle hodnocení účastníků to byl nejlepší ročník.
Pravda, technik si to asi nemyslel ve chvíli, kdy vyhazoval počítač do popelnice…
CO ZÁVĚREM?
Na jednu stranu produkce události vypadá jako skvělá zábava. Pořadatelé se procházejí mezi lidmi s lehkostí a s úsměvem na rtech. Vytváří tím dojem, že vše funguje tak nějak samo. Jenže jsou za tím stovky hodin příprav a roky nasbíraných zkušeností konkrétních osob, které jen tak něco nevykolejí. Proto si upřímně vážím práce všech kolegů v produkčním týmu. Nejen toho svého, ale i dalších. Udělat velkolepou akci s omezeným rozpočtem je pokaždé výzva! Klobouk dolů před všemi, kteří se do toho pouští na vlastní zodpovědnost.
Přeji vám, ať se vám nic podobného nestane a zažíváte události bez nehod 🙂
Bára
PS: Já vím, u cizího neštěstí se nasmějeme nejvíc. I tak budu ráda, když se podělíte o své zážitky s produkcí v komentářích.
